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Finanzas Gestión de dinero
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¿Cómo llevar la gestión y el control de la caja chica?
27/10/2017 · Por: Banco BASE

Los gastos de la caja chica deben ser tratados con la misma importancia que las erogaciones mayores de la empresa.

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Por disposición de las autoridades hacendarias, todos los gastos mayores de 2 mil pesos deben realizarse con cheque o tarjeta de crédito, débito o servicios a nombre de la empresa, lo cual limita el uso de la caja chica a gastos menores que solo se pueden realizar en efectivo.

Sin embargo, sin una política de gastos clara o una buena gestión de la caja chica, sus fondos pueden salirse fácilmente de control y afectar a la rentabilidad de tu empresa.

Para evitarlo es necesario imponer sistemas de control como los siguientes:

  • Establecer una política de gastos que garantice que solo se use para imprevistos. Planear las adquisiciones de insumos necesarios para las actividades administrativas y productivas de tu negocio, no solo te ayuda a negociar mejores precios sino a tener siempre a la mano lo que se necesita para operar de manera continua.

  • Llevar un control de la caja chica mediante vales que indiquen quién solicitó el dinero y con qué motivo para que luego se justifique claramente el gasto.

  • Ponerla a cargo de una persona de total confianza y que sea ordenada, pues todos los desembolsos tienen que estar debidamente comprobados con la documentación fiscal adecuada.

  • Supervisar los desembolsos y analizar en qué se está gastando. Esto te ayudará a determinar si hay algún insumo que sea muy utilizado y que ya deba ser considerado como parte de las adquisiciones al mayoreo o detectar las compras que son inútiles y están representando un gasto innecesario.

  • Agrupar los comprobantes fiscales y realizar el trámite de deducción de los gastos generales de la empresa.

Una operación impecable

El Wmns Max MujerAmazon De Gimnasia Air SeZapatillas Nike Para Axis P0Onkwcorrecto uso de la caja chica evitará gastos innecesarios y posibles desfalcos, por tanto, es importante llevar un control detallado de las entradas y salidas. Sigue estos consejos:

  • Registra en una hoja de cálculo todos los egresos, detallando concepto, monto y persona responsable.
  • Elabora vales de salida para cada cantidad entregada por mínima que sea.
  • Exige los comprobantes del gasto.
  • Haz la reposición del dinero gastado para tener siempre efectivo disponible para los gastos imprevistos.

Este fondo en efectivo para gastos menores es indispensable para que la operación de tu empresa no se detenga por la falta de algún insumo y su control debe ser muy estricto.

Tanto por los gastos menores que, sumados, pueden afectar a tu rentabilidad como por la posibilidad de un mal manejo que dé pie a desfalcos, pon la atención debida a esta herramienta de gastos y sé meticuloso en su uso. 

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Recuerda que, en los resultados generales de tu negocio, cada centavo cuenta.

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